Shadow AI: 78% de quem usa IA leva a própria ferramenta

Shadow AI é o uso de ferramentas de IA no trabalho sem aprovação nem visibilidade da empresa, e os dados mostram que ele virou a regra. No Work Trend Index 2024 da Microsoft e do LinkedIn, pesquisa de fornecedor feita pela Edelman Data & Intelligence com cerca de 31 mil profissionais do conhecimento em 31 países, Brasil incluído, entre fevereiro e março de 2024, 75% disseram usar IA generativa no trabalho, e 78% desses usuários levavam as próprias ferramentas, prática que a Microsoft batizou de BYOAI (bring your own AI). Um estudo acadêmico maior, da Universidade de Melbourne com a KPMG, encontrou cerca de metade dos empregados admitindo ter colocado informação sensível da empresa em ferramentas públicas de IA, com o comportamento mais frequente nas empresas que proibiram a IA generativa (67%) do que nas que não tinham regra (33%). Minha leitura é que proibir empurra o uso para fora da vista da liderança, e o que reduz o risco é a combinação de política curta, ferramenta corporativa e formação das pessoas.

Na Iasbeck&Co a gente implanta CRM e agentes de IA em operações B2B e treina os times que trabalham com eles, e o uso escondido aparece no diagnóstico de quase todo projeto. Reuni aqui as pesquisas com amostra publicada, o caso da Samsung pelas fontes jornalísticas originais e o que as empresas estão fazendo. O passo a passo para escrever as regras está em política de uso de IA, e o que a lei exige quando o dado é pessoal está em IA e LGPD.

O que é shadow AI e o que é BYOAI?

O termo vem de shadow IT, o software que a área de negócio compra ou instala sem passar pela TI. O caso mais comum é o profissional que abre um assistente de IA na conta pessoal e cola ali um texto de trabalho, que é o BYOAI da Microsoft e o que as pesquisas abaixo medem. Também entram na conta o recurso de IA que um fornecedor já contratado liga numa atualização sem que ninguém revise o contrato e o agente que um funcionário cria por conta própria e conecta a uma planilha da empresa. Cada forma pede uma resposta: a conta pessoal se resolve com ferramenta corporativa e regra de dados, o recurso ligado pelo fornecedor com revisão de contrato, e o agente criado por conta própria com registro e dono, assunto de agentes de IA.

Quantos funcionários usam IA por conta própria?

Pesquisas com amostras grandes, feitas por gente diferente e com perguntas diferentes, chegam a um retrato parecido: o uso de IA no trabalho passou da metade dos profissionais, e a maior parte acontece em ferramentas que a empresa não forneceu.

Work Trend Index 2024: 75% usam, 78% levam a própria IA

A coleta da Microsoft e do LinkedIn foi feita entre 15 de fevereiro e 28 de março de 2024, com profissionais do conhecimento em tempo integral. Além dos 75% de uso e dos 78% de BYOAI, o estudo aponta que a prática chega a 80% nas pequenas e médias empresas e que 52% de quem usa IA no trabalho reluta em admitir o uso nas tarefas mais importantes. Só 39% dos usuários tinham recebido treinamento de IA da empresa. A Microsoft vende ferramentas de IA para empresas e tem interesse na conclusão de que o funcionário precisa de ferramenta corporativa; uso o dado porque amostra, método e instituto de coleta estão publicados.

Universidade de Melbourne e KPMG: 70% usam ferramentas gratuitas

O estudo global de 2025 de Gillespie e colegas, da Universidade de Melbourne, com a KPMG ouviu 48.340 pessoas em 47 países, entre novembro de 2024 e janeiro de 2025, por questionário online anônimo, e 32.352 delas responderam ao bloco sobre trabalho. Três em cada cinco empregados (58%) disseram usar IA com regularidade no trabalho. Entre os que usam, 70% recorrem a ferramentas públicas gratuitas e 42% a ferramentas fornecidas pelo empregador. Só dois em cada cinco disseram que a empresa tem política ou orientação sobre IA generativa, e quase um em cada cinco não sabia dizer se havia.

O que os gestores de segurança e TI enxergam

O Gartner ouviu 302 líderes de cibersegurança entre março e maio de 2025, e 69% disseram que a organização suspeita ou tem evidência de que os funcionários usam IA generativa pública proibida. O número se refere a organizações, na percepção de quem cuida da segurança, e convém não citá-lo como percentual de pessoas. Na pesquisa de maio de 2026 da ISACA, associação internacional de profissionais de auditoria, governança e segurança da informação, com mais de 3.400 respondentes, 90% acreditam que os funcionários usam IA na organização e só 38% dizem que a empresa tem política de IA formal e abrangente. Outros 30% têm uma política limitada, e 25% não têm política ativa.

Que dados os funcionários colocam em IA pública?

O estudo de Melbourne perguntou com que frequência cada empregado tinha feito uma série de coisas no trabalho. Cerca de metade (48% a 49%) disse ter subido para IA pública informação sensível da empresa, como dado financeiro, de vendas ou de clientes, ou material protegido por direito autoral. Mais da metade (56%) usou IA sem saber se era permitido, e 57% admitiram uso pouco transparente, como apresentar como seu um conteúdo gerado por IA. Os autores avisam que, mesmo com questionário anônimo, as respostas podem subestimar o comportamento.

Comportamento no trabalho (Melbourne e KPMG, 2025)	Nunca	Raramente	De vez em quando ou mais
Subiu informação da empresa para uma IA pública	52%	14%	34%
Usou IA de forma contrária a políticas ou orientações	56%	13%	31%
Usou IA sem saber se era permitido	44%	18%	38%
Evitou revelar que usou IA no trabalho	39%	19%	42%

Duas pesquisas de fornecedores detalham o tipo de dado. A TELUS Digital, empresa de serviços de tecnologia e de dados para IA, ouviu em janeiro de 2025, pela plataforma Pollfish, mil funcionários de empresas americanas com 5 mil ou mais empregados que usam assistentes de IA. Desses, 68% acessam assistentes públicos pela conta pessoal e 57% admitiram ter colocado informação sensível neles: dados pessoais como nome, e-mail e telefone (31%), detalhes de produto ou projeto não lançados (29%), informação de clientes, incluindo conversas e ligações gravadas (21%), e dados financeiros como receita, margem e previsão (11%). No estudo de privacidade da Cisco publicado em janeiro de 2024, com 2.600 profissionais de privacidade e segurança em 12 países, 48% admitiram ter colocado informação não pública da empresa em IA generativa, e a amostra é formada justo por quem deveria conhecer o risco.

Na operação comercial, a lista da TELUS tem cara conhecida. O analista de marketing sobe a planilha de inscritos de um evento, com nome, cargo e telefone, para pedir uma segmentação, e o SDR cola num chat pessoal a transcrição da call feita por um aplicativo gratuito. No fim do mês, o gerente pede ao assistente da conta pessoal uma análise da previsão do trimestre, com o valor de cada negócio. Todos queriam entregar mais rápido, e nenhum leu os termos de uso da ferramenta.

O que aconteceu na Samsung em 2023?

O caso mais citado de vazamento por funcionários tem duas fontes jornalísticas primárias. Em 30 de março de 2023, a revista sul-coreana Economist Korea publicou com exclusividade que a divisão de semicondutores da Samsung Electronics tinha liberado o ChatGPT com um aviso para os funcionários tomarem cuidado com a segurança da informação, e que em menos de 20 dias a empresa identificou três incidentes. Dois envolveram código-fonte, colado no chat para corrigir um erro e para otimizar um programa de identificação de defeitos, e o terceiro foi a transcrição de uma reunião interna, colada para gerar a ata. A empresa limitou cada pergunta a 1.024 bytes, abriu apuração com possibilidade de punição e passou a estudar um serviço de IA próprio. Em 2 de maio, a Bloomberg informou, com base num memorando interno, que a Samsung proibiu ferramentas de IA generativa para funcionários de uma das suas maiores divisões, preocupada com dados guardados em servidores externos e difíceis de apagar, e que preparava ferramentas internas.

O caso costuma ser contado como imprudência de engenheiros, e a cronologia conta outra história. A empresa liberou uma ferramenta pública com um aviso genérico, sem ferramenta corporativa, sem regra sobre que dado podia entrar e sem formação, e reagiu ao incidente com proibição. Os funcionários estavam depurando código e escrevendo ata com a ferramenta que tinham à mão. Essa sequência de liberar sem estrutura e depois proibir é a que eu mais vejo repetida nas empresas.

Proibir IA no trabalho funciona?

O dado mais forte contra a proibição vem do estudo de Melbourne. Subir informação da empresa para IA pública e usar IA contra as regras foram comportamentos mais comuns entre empregados de organizações que proibiram a IA generativa (67%) ou que tinham política orientando o uso (56%) do que nas organizações sem política (33%) ou entre os que não sabiam se havia regra (38%). Os autores concluem que a proibição pode ser ineficaz, que ter política não garante cumprimento e que falta orientação clara e educação para o uso responsável.

A comparação é uma correlação e admite outras explicações. Empresas que proíbem podem ser as que têm mais dado sensível e mais uso, e o empregado de uma empresa com regra sabe reconhecer que a violou, enquanto o de uma empresa sem regra pode nem perceber. Mesmo assim, o estudo não encontrou sinal de que proibir reduza o comportamento, e os outros números vão na mesma direção. No estudo da Cisco, 27% das organizações tinham banido a IA generativa, ao menos por um tempo, enquanto quase metade dos profissionais admitia ter colocado nela informação não pública. Na TELUS, 57% colocaram informação sensível em assistentes públicos, numa amostra em que 29% reconheciam que a empresa proíbe essa prática.

Quanto custa o shadow AI quando dá errado?

O relatório de custo de vazamento de dados de 2025 da IBM, feito pelo Ponemon Institute com patrocínio e análise da IBM, estudou 600 organizações que sofreram vazamento entre março de 2024 e fevereiro de 2025. Uma em cada cinco relatou vazamento causado por shadow AI, e as que tinham nível alto de shadow AI tiveram, em média, US$ 670 mil a mais de custo do que as com nível baixo ou nenhum. Entre essas organizações, 63% não tinham política de governança de IA ou ainda estavam escrevendo uma. A amostra só tem empresas que sofreram vazamento, o custo é estimado e a IBM vende segurança, então leio o número como ordem de grandeza. O Gartner, no mesmo comunicado citado acima, prevê que até 2030 mais de 40% das empresas terão incidentes de segurança ou de conformidade ligados a shadow AI.

O que as empresas estão fazendo contra o shadow AI?

As medidas que aparecem nas pesquisas cabem em três grupos: regra, ferramenta e formação. Os números vêm de pesquisas e públicos diferentes, e não se somam nem se comparam como série.

Medida	Dado	Fonte
Política formal e abrangente de IA	38% das organizações (28% em 2025)	ISACA, 2026
Limite sobre que dados podem entrar na IA	63% das organizações	Cisco, 2024
Limite sobre que ferramentas os funcionários podem usar	61% das organizações	Cisco, 2024
Proibição da IA generativa, ao menos temporária	27% das organizações	Cisco, 2024
Ferramenta fornecida pelo empregador	42% dos empregados que usam IA	Melbourne e KPMG, 2025
Treinamento de IA para todos os funcionários	33% das organizações (22% em 2025)	ISACA, 2026
Treinamento de IA recebido da empresa	39% dos usuários de IA	Work Trend Index, 2024

Cada medida falha quando chega sozinha. Na pesquisa da TELUS, 22% dos funcionários que têm assistente fornecido pela empresa continuam usando contas pessoais, e no estudo de Melbourne o comportamento de risco aparece em 56% dos empregados de empresas com política. A formação sem ferramenta aprovada ensina a pessoa a usar melhor a conta pessoal. Por isso implanto as três juntas, nesta ordem: a ferramenta que a empresa contrata, a regra que diz o que entra nela e a formação que ensina a usar as duas no trabalho do dia a dia.

Tabela-resumo das pesquisas citadas

Fonte	Ano	Amostra e método	Principal achado
Microsoft e LinkedIn	2024	~31 mil profissionais do conhecimento, 31 países; pesquisa de fornecedor	78% dos usuários levam IA própria
Melbourne e KPMG	2025	48.340 pessoas, 47 países, questionário anônimo	Metade subiu dado sensível para IA pública
Gartner	2025	302 líderes de cibersegurança	69% das organizações suspeitam de uso proibido
ISACA	2026	3.400+ profissionais de governança e segurança	38% têm política formal de IA
TELUS Digital	2025	1.000 funcionários de grandes empresas dos EUA; fornecedor	57% colocaram informação sensível
Cisco	2024	2.600 profissionais de privacidade, 12 países; fornecedor	27% das organizações proibiram
IBM e Ponemon	2025	600 organizações com vazamento; fornecedor	US$ 670 mil a mais com shadow AI alto
Economist Korea e Bloomberg	2023	Reportagens, a segunda com memorando interno	Samsung: três incidentes e proibição

O que esses dados não dizem

Quase todos os números são autodeclarados: a pessoa diz se usa IA, que dado colocou e se sabia da regra. As pesquisas com gestores medem percepção, já que o Gartner pergunta se a organização suspeita de uso proibido e a ISACA, se o profissional acredita que os funcionários usam IA. Quatro fontes vêm de empresas que vendem IA, serviços de dados ou segurança, e cada uma tem interesse comercial em soluções para o problema que mede. As definições também variam: “informação sensível” na TELUS inclui nome e telefone, a Cisco fala de informação não pública da empresa, e o Work Trend Index cobre só profissionais do conhecimento.

Os dados sobre proibição e sobre custo de vazamento mostram associação, e nenhum dos estudos foi desenhado para provar causa. Falta também dado brasileiro específico. O Work Trend Index e o estudo de Melbourne incluem o Brasil na amostra, mas os números citados aqui são globais, e a TIC Empresas do Cetic.br, que discuto em IA nas empresas brasileiras, mede a adoção pela empresa e só pergunta às que têm área ou especialista de TI, deixando de fora o uso informal do funcionário.

O que a liderança faz com esses números

1. Parta do princípio de que o uso já existe e meça antes de decidir. Uma pesquisa anônima, com a garantia de que o uso declarado não gera punição, mostra que ferramentas o time usa, com que conta e para que tarefas.
2. Contrate a ferramenta corporativa antes de publicar a regra. Escolha pelas tarefas que apareceram no levantamento, com login pelo e-mail da empresa e, quando o fornecedor oferecer, configuração que impeça o uso do conteúdo para treinar o modelo. Proibir a conta pessoal sem oferecer alternativa repete o caso da Samsung.
3. Escreva uma regra curta sobre dados. Diga que tipo de informação pode entrar em cada ferramenta, com exemplos da rotina comercial como a lista de inscritos do evento e a previsão do trimestre.
4. Leve para dentro do CRM o uso que mexe com dado de cliente. Histórico, transcrição e chamado rendem mais num agente com permissão definida, dono e registro do que no chat solto, e a empresa passa a enxergar o que roda.
5. Forme as pessoas pelo papel que exercem. Vendedor, analista de marketing e CS precisam aprender a pedir, a conferir e a reconhecer o dado que não pode sair.
6. Revise a cada trimestre. Acompanhe quanto do uso migrou para as contas corporativas, o prazo de resposta aos pedidos de ferramenta nova e os recursos de IA que os fornecedores ligaram nos sistemas já contratados.

O que o RH e o T&D tiram desses dados

Para o RH, o número que mais pesa é o de transparência. No Work Trend Index, 52% relutam em admitir que usam IA nas tarefas importantes, e no estudo de Melbourne 57% admitiram esconder o uso ou apresentar como seu o conteúdo gerado. Enquanto a pessoa achar que usar IA conta contra ela, o uso continua escondido, e nenhuma política alcança o que a empresa não vê. O RH ajuda quando trata o uso declarado como competência, coloca a regra de dados no onboarding de funcionários e prestadores e organiza a formação por papel, como descrevo em treinamento de IA para empresas. No estudo de Melbourne, a percepção de apoio da organização ao uso responsável foi o fator mais associado a benefícios da IA no trabalho, com correlação de 0,56, acima de treinamento (0,24) e conhecimento (0,42).

O shadow AI diminui quando a empresa oferece ferramenta, diz que dado pode entrar nela e ensina as pessoas a usar as duas no trabalho que já fazem. Essa terceira parte é o trabalho do treinamento in company de IA aplicada, com turmas para lideranças, vendas, marketing e atendimento montadas sobre os processos e as regras da empresa. Ele entrega a biblioteca de prompts por área e a arquitetura de agentes, com o que cada agente lê, o que executa e quem aprova.

Perguntas frequentes

O que é shadow AI?

Shadow AI é o uso de ferramentas de IA no trabalho sem aprovação ou visibilidade da empresa, como o assistente na conta pessoal, a extensão de navegador ou o recurso de IA que um fornecedor ativou sem revisão. BYOAI, de bring your own AI, é o nome que a Microsoft deu ao hábito de levar a própria ferramenta para o trabalho.

Quantos funcionários usam IA sem autorização da empresa?

No Work Trend Index 2024, 78% dos profissionais que usam IA no trabalho levavam as próprias ferramentas. No estudo da Universidade de Melbourne com a KPMG, 70% dos empregados que usam IA recorrem a ferramentas públicas gratuitas, e 56% disseram ter usado IA sem saber se era permitido.

Proibir o ChatGPT na empresa resolve o problema?

Os dados disponíveis indicam que não. No estudo de Melbourne e da KPMG, subir informação da empresa para IA pública foi mais comum entre empregados de organizações que proibiram a IA generativa (67%) do que nas organizações sem política (33%). O resultado mostra associação e não prova causa, mas nenhum estudo citado aqui encontrou efeito protetor da proibição.

Que tipo de dado os funcionários colocam em IA pública?

Na pesquisa da TELUS Digital com mil funcionários de grandes empresas americanas, os mais citados foram dados pessoais (31%), detalhes de produto ou projeto não lançados (29%), informação de clientes (21%) e dados financeiros confidenciais (11%). Na operação comercial, isso inclui lista de leads, transcrição de call e previsão de receita.

O que aconteceu com a Samsung e o ChatGPT?

Em março de 2023, a Economist Korea noticiou três incidentes na divisão de semicondutores em menos de 20 dias depois da liberação do ChatGPT, dois com código-fonte e um com a transcrição de uma reunião. Em maio, a Bloomberg informou, com base num memorando interno, que a empresa proibiu ferramentas de IA generativa numa das suas maiores divisões e preparava ferramentas próprias.

Como preparar o time para usar IA sem expor dados da empresa?

Contrate primeiro a ferramenta corporativa para as tarefas que o time já faz escondido, escreva uma regra curta sobre que dado pode entrar em cada ferramenta e treine cada área com exemplos da própria rotina. Meça a migração do uso para as contas corporativas nos meses seguintes e trate o uso declarado como competência, para que ninguém precise esconder.